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在办理领事认证或使馆认证之前，首先必须确定以下事宜：
1、文书的签发国和使用国；
2、文书种类
如果文书签发国和使用国都属于海牙公约成员国，则无需办理使馆认证，只需办到外交部认证或高等法院认证即可；只要文书签发国和使用国其中一方不属于海牙公约成员国，则必须办理使馆认证。
根据文书签发国和使用国的不同，办理认证的流程也各不相同：
一、外国文书送往中国（不含香港、澳门特区）使用
由于中国尚未加入《取消外国公文认证要求的公约》，简称“海牙公约”，因此，根据国际惯例，外国文书送往中国使用，除有双边协议或多边协议或一国单方免除认证外，均须办理领事/使馆认证。
- 与中国有外交关系的国家出具的、送往中国（内地）使用的公证文书或有关文书，需先经当地具有公证资格的律师或公证员对文件进行公证，然后由该国外交部或其授权机构认证后，再送中国驻该国使、领馆认证。
- 与中国无外交关系的国家出具的、送往中国（内地）使用的公证文书或有关文书，需先经当地具有公证资格的律师或公证员对文件进行公证，然后由该国外交部或其授权机构和与中国有外交关系国家驻该国使领馆认证后，再办理中国驻该第三国使领馆的认证。
二、 香港文书送往中国（内地）使用
香港的文书送往中国（内地）使用，先经中国委托公证人公证，然后公证文书必须经过中国法律服务（香港） 有限公司「审核、登记和加章转递」后才具有法律效力，受中国法律保护，才能送往中国内地使用。『最高人民法院』与『司法部』《关于涉港公证文书效力问题的通知》：未经审核加章转递程序的证明文书，不具有公证文书的证明效力和执行效力。
三、 外国文书送往香港、澳门特区使用
- 《取消外国公文认证要求的公约》成员国出具的、送往香港、澳门特区使用的文书无需办理中国驻该国使领馆认证手续。如香港、澳门特区要求认证的，可向中国驻该国使领馆申办认证。
- 非《取消外国公文认证要求的公约》成员国出具的、送往香港、澳门特区使用的文书，视需要可先经该国外交部或其授权机构认证后，再送中国驻该国使、领馆认证。
四、中国文书送往外国使用
中国内地出具的公文书送往外国使用，根据公文书出证地不同分两种情况：
下列公文书应在省、市、自治区外办和外国驻华（总）领馆认证：
- 公文书出证地在外国驻华领馆领区认证管辖内，请直接向经外交部授权办理领事认证的该省、市、自治区外办申办认证后，办理该领馆认证。
- 除上述之外的公文书，根据文书性质不同，应通过代办单位或直接向外交部领事司申办认证后，再通过外交部领事司向外国驻华使馆申办认证；或根据外国驻华使馆要求，在办好外交部领事司认证后，自行向使馆申办认证，具体办法如下：
a、因私涉外公证书
目前，外交部领事司因办公条件所限，暂无能力直接受理因私涉外公证书的认证，请通过代办机构申办外交部领事司认证（有关代办机构联系方式附后）。
b、个人因公出国公证书
因公出国办理有关个人资料的公证书认证，可凭出国任务批件直接向外交部领事司申办或通过代办机构申办。
c、单位涉外公证书、商业单据及证明文书
可凭单位介绍信和本人身份证件直接向外交部领事司申办认证或通过代办机构申办.
d、在华外国公民的公文书，可凭本国驻华使馆照会或凭本人护照直接向外交部领事司申办或通过代办单位办理。
五、香港、澳门特区出具的公文书送往外国使用
- 香港、澳门特区发往《取消外国公文认证要求的公约》成员国及英联邦国家使用的文书，无需办理认证。
- 香港特区发往非《取消外国公文认证要求的公约》成员国使用的文书，由香港国际公证人公证后送文书使用国驻港领事机构办理认证。如文书使用国在港无领事机构，由外交部驻港特派员公署认证后，通过外交部领事司向该国驻华使馆申办认证。
- 澳门特区发往非《取消外国公文认证要求的公约》成员国使用的文书，如使用国要求对文书进行认证，由澳门行政法务司确认或驻澳公署认证后送文书使用国驻澳领事机构办理认证。如文书使用国在澳无领事机构，可送兼管澳门领事事务或其领区含澳门的该国驻港领事机构办理认证。如该国在港澳均无领事机构的，向该国驻华使馆申办认证。
六、内地出具公文书送往香港、澳门特区使用
- 送往香港特区使用的公证文书
可通过代办机构申办外交部领事司确认手续。
- 送往澳门特区使用的公文书不需办理确认，可直接使用。如需查看公证样本,请点击------涉外律师公证样本
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